Johanniter-Unfall-Hilfe

Situation

Mehr als 23.000 hauptamtliche Mitarbeiter übernehmen in den bundesweiten Orts- und Regionalverbänden der Johanniter-Unfall-Hilfe Aufgaben im Rettungs- und Sanitätsdienst, in Pflege, Kinderbetreuung und in der Erste-Hilfe-Ausbildung. Wichtige Zielgruppen im Recruiting-Kontext sind Fachkräfte und potentielle Auszubildende für die Bereiche Notfallsanitäter, Pflegefachkräfte, Pädagogen, Trainer für Erste-Hilfe-Kurse und Verwaltungsmitarbeiter.

Bis 2017 gingen die rund 7.000 Bewerbungen jährlich per E-Mail oder Post, teilweise in den Dienststellen ein. Es existierte in den dezentral organisierten Landes- und Regionalverbände kein einheitlicher Prozess, die Daten lagen nicht strukturiert vor und es war viel händische Erfassungs- und Verteilarbeit nötig.

Aufgabe

Es sollte eine Software eingeführt werden, die Bewerbern die Möglichkeit bietet, sich online zu bewerben. Sämtliche Korrespondenz im Rahmen des Bewerbungsprozesses sollte über das Bewerbermanagement-System versendet und empfangen werden. Bewerbungen per E-Mail oder Post sollten weiterhin möglich sein und manuell in der Bewerbermanagementsoftware zur weiteren Bearbeitung erfasst werden können.

Eine besondere Herausforderung ist die dezentrale Organisation bestehend aus 9 Landes- und etwas über 80 Regionalverbänden, die selbstständig Recruiting betreiben.

Lösung

• Konzept & Beratung 
  Mithilfe von konzeptionellen Workshops und technischen Feinkonzepten wurden die Ideen zur Digitalisierung der Recruiting-Prozesse Schritt für Schritt in die Tat umgesetzt – unter Berücksichtigung des geltenden Kirchenrechts. Hierbei erfolgte auch eine behutsame Vereinheitlichung der Prozesse.
• Stellenanzeigen und Candidate Experience
  Der Auftritt nach außen wurde optimiert: Ansprache der Bewerber, Laufzeit der Bewerbungen, Struktur der Ausschreibungen erfolgen nun in einheitlicher Tonalität.
• Schnittstelle Gehaltsabrechnung
  Mit der Einstellung werden die Daten aus dem Bewerbermanagement direkt über eine Schnittstelle in das Gehaltsabrechnungsprogramm von P&I Loga übergeben.
• Schnittstelle Digitale Personalakte
  Zur Vereinfachung im Backoffice hat milch & zucker eine Schnittstelle zu „Dokuware“, einem Archivierungssystem für Personalakten, realisiert. Nun verschieben Recruiter die Bewerbungsunterlagen im Fall der Einstellung mit nur einem Klick dorthin. 
• Schulungsvideo und Tutorial
  Umfangreiches Schulungsmaterial in Form von individuell passgenau konzipierten Tutorials, Handbüchern und Schulungs-Videos ist eine weitere Besonderheit dieses Projektes. Damit wird den Verbänden ermöglicht, sich die Funktionen eigenständig zu erschließen und mit geringem Präsenz-Schulungsaufwand fit für die Recruiting-Software zu werden.

Ergebnis

Seit 2019 nutzen alle Verbände der Johanniter-Unfall-Hilfe mit Hilfe der BeeSite Recruiting Edition einen digitalen Prozess für Stellenschaltung und Bewerbermanagement. Verschiedene Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden in den Rollen Recruiter, Personalmanager, Fachbereiche/Führungskräfte, Mitarbeiter- und Schwerbehindertenvertreter abgebildet. Allen datenschutzrechtlichen Anforderungen wird mit dieser Lösung Rechnung getragen.

„Mit der Einführung der BeeSite Recruiting Edition haben wir sowohl ex- als auch intern einen großen Schritt im Recruiting gemacht. Aus Nutzerperspektive gibt es nun einen über alle Verbände hinweg einfachen Bewerbungsprozess.  Aus interner Perspektive konnten wir bundesweit verbindliche Bearbeitungsprozesse einführen, die eine schnelle Bearbeitung aller Bewerbungen sicherstellt. Für die immer professionelle Zusammenarbeit und die Unterstützung im Rahmen der operativen Einführung bedanken wir uns herzlich beim Team von Milch und Zucker!!“
Alexandra Reimann, Personalleiterin Bundesgeschäftsstelle Johanniter-Unfall-Hilfe e.V.

Die langjährige partnerschaftliche Beziehung belegt die Beratungskompetenz von milch & zucker, die sich bei jedem Update positiv auf das Projektergebnis auswirkt. Dazu gehört auch der regelmäßige Know-how-Transfer an den Kunden durch Schulungen von Recruitern, Key Usern im Personalbereich sowie von Fachadministratoren.
Mehr zum Produkt: BeeSite Recruiting Edition…

Zur Online-Stellenbörse von Johanniter:
https://jobs.johanniter-unfall-hilfe.de/