Die schnelle Schnittstelle

Mit dem Format HR-XML können automatisch Informationen ausgetauscht werden - auch für Personaler ein nützliches Format.

Definition
HR-XML ist eine „Auszeichnungs-Programmiersprache“ für den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Software-Systemen speziell im Personalwesen. Als De-facto-Standard besteht HR-XML aus einem Set an technischen Spezifikationen, die vom internationalen HR-XML-Consortium (www.hr-xml.org) entwickelt wurden. Schnittstellen, die mit dem HR-XML-Standard arbeiten, können Daten z.B. für Rekrutierung, Staffing, Vergütung, Schulung austauschen – nicht nur in Unternehmen, sondern auch bei Jobbörsen, Personalberatungen und Zeitarbeitsfirmen. So können die Systeme die übergebenen Daten eindeutig einlesen und zuordnen, um sie strukturiert zu speichern.

Wofür ist es gut?
Auf strukturierte Daten zugreifen zu können ist notwendig, um Analysen, automatische Weiterverarbeitung und Reports überhaupt erst zu ermöglichen. Wenn zum Beispiel Qualifikationen von BewerberInnen in strukturierter Form vorliegen, können Recruiter ohne großen Zeitaufwand den Kenntnisstand ermitteln und einen Abgleich mit den Anforderungen eines Stellenangebotes durchführen.

So gut wie nie erfolgen von der Veröffentlichung von Stellen über Zeiterfassung und Performance Management bis hin zur Stammdatenhaltung alle Prozesse in ein- und demselben System. Stellen werden auf externen Stellenbörsen ausgeschrieben, Bewerbermanagement-Systeme übergeben Daten an Assessment- und hauseigene ERP-Systeme. Dazu müssen für jedes System Schnittstellen programmiert werden, sobald ein manuelles Eintippen der Daten in jedes System zu aufwändig wird. Enthalten die Software-Systeme standardisierte Schnittstellen zum Datenaustausch, können Daten ohne hohen individuellen Programmieraufwand übergeben werden. Also ist es ratsam, sich auf ein gemeinsam genutztes Datenformat – über Systemgrenzen hinweg – zu verständigen. HR-XML vereinfacht den Datenaustausch, öffnet Systeme und reduziert so die individuellen Anpassungskosten.

Mit der neuen Version 3.0 wurde die Einbindung in das OAGIS Framework und die UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) eingeführt. Dies macht HR-XML noch universeller einsetzbar.

Praxisbeispiele:
Jobbörsen wie Monster, JobStairs und Stepstone stellen HR-XML-Schnittstellen zur Verfügung, um die Daten von Stellenausschreibungen automatisch entgegen zu nehmen und zu verarbeiten. Durch die Verwendung von HR-XML können mehrere Jobbörsen in kurzer Zeit an das eigene Bewerbermanagementsystem angeschlossen werden.

Zahlreiche Unternehmen nutzen HR-XML-Schnittstellen auch für den internen Datenaustausch von Bewerberdaten vom Recruiting-System zum intern eingesetzten ERP-System. So nutzt z.B. Randstad HR-XML in seinen Backoffice-Anwendungen.

Autor:
Ingolf Teetz,
Chief Technical Officer,
milch & zucker AG, Bad Nauheim,
E-Mail: i.teetz@milchundzucker.de

Den Artikel 'Trends im E-Recruiting: HR-XML' und die dazugehörige Checkliste als pdf downloaden. Alle Checklisten zum Thema befinden sich auch auf der Website der Personalwirtschaft.